Políticas de privacidad y tratamiento de datos personales

RESOLUCIÓN No. 169 del 17 de marzo de 2014

“Por la cual se adopta la Política de Protección de Datos Personales de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte” 

 

LA SECRETARIA DISTRITAL DE CULTURA, RECREACIÓN Y DEPORTE

En uso de las atribuciones legales, en especial las conferidas por el Artículo 2° Literal j del Decreto 402 de 2013 emitido por el Alcalde Mayor de Bogotá y

 

CONSIDERANDO:

Que el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia establece: "Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. ...En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la Libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Solo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley....Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados en los términos que señale la Ley".

Que la Ley Estatutaria 1581 de 2012, "Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales", reglamentada por el Decreto Nacional 1377 2013, desarrolló el derecho constitucional consagrado en el artículo 15 de la Constitución Política, así como el derecho a la información previsto en el artículo 20 de la misma.

Que el artículo 2 de la Ley 1581 de 2012, establece "Los principios y disposiciones de la presente ley serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada..... La presente ley aplicará al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano o cuando al Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento no establecido en territorio nacional le sea aplicable la legislación colombiana en virtud normas y tratados internacionales".

Que de conformidad con la definición del literal e) del artículo 30 de la Ley 1581 de 2012, la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y como establecimiento público y entidad descentralizada del orden Distrital es responsable del tratamiento de los datos personales.

Que el Decreto 1377 de 2013, reglamentó la Ley 1581 de 2012, con el fin de facilitar su implementación y cumplimiento, estableciendo aspectos relacionados con la autorización del titular de información para el tratamiento de sus datos personales, las políticas de tratamiento de los responsables y encargados, el ejercicio de los derechos de los titulares de información, la transferencia de datos personales y la responsabilidad demostrada frente al tratamiento de datos personales, este último tema referido a la rendición de cuentas.

Que por lo anteriormente expuesto, se hace necesario definir la Política de Protección de Datos Personales de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, así como generar mecanismos de información y avisos de privacidad atendiendo la naturaleza de las bases de datos que se manejan en la entidad

En merito a lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo Primero: Adoptar la Política de Protección de Datos Personales de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, la cual hace parte integral de la presente resolución.

Artículo Segundo: En los aspectos y definiciones no contenidas en la Política de Manejo de Datos se deberá hacer remisión normativa y de estricto cumplimiento a lo indicado en la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario y/o las normas que lo modifiquen, complementen o adicionen.

Artículo Tercero: Las solicitudes que se tramiten en materia de protección de datos personales se tramitarán única y exclusivamente a través del correo electrónico correspondencia.externa@scrd.gov.co. o a través de comunicación escrita dirigida a la Oficina de Atención al Ciudadano de la Secretaría de Cultura, Recreación y Deporte.

Artículo Cuarto: La Oficina de Atención al Ciudadano de la Secretaría de Cultura, Recreación y Deporte, atenderá las solicitudes mencionadas en la presente Resolución y en la Política de Manejo de Datos.

Artículo Quinto: Publicar la presente Resolución junto con la Política de Protección de Datos personales, incluidos los anexos de información y aviso de privacidad en el portal web e intranet de la entidad.

Artículo Sexto: Informar la presente resolución junto con sus anexos a través de la herramienta de Gestión Documental ORFEO a los funcionarios y contratistas de la entidad para su aplicación.

Artículo Séptimo: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

 

Ver documento original RESOLUCIÓN No. 169 del 17 de marzo de 2014

 

 

POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE CULTURA, RECREACIÓN Y DEPORTE

 

1. Principios generales y postulados

La Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, garantiza la protección de derechos como el Habeas Data, la privacidad, la intimidad y el buen nombre, para tal fin, todas las actuaciones se regirán por los principios de buena fe, legalidad, autodeterminación informática, libertad y transparencia.

 Quien, en ejercicio de cualquier actividad, particularmente la artística, recreativa, deportiva y cultural, incluyendo las académicas, comerciales y laborales, sean estas permanentes u ocasionales suministre cualquier tipo de información o dato personal a esta Secretaría y en la cual la entidad actué como encargada del tratamiento 0 responsable del tratamiento, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.

2. Objeto

Garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en las bases de datos o archivos que la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, haya recopilado para las finalidades previstas en la autorización respectiva.

Para efectos de la presente política la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte se hace responsable de la información recaudada.

3. Ámbito de aplicación

La política, será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos que se encuentren en poder de la entidad y que sean susceptibles de tratamiento.

4. Marco Jurídico

Mediante la Ley 1581 de 2012, se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, incluyendo el régimen de derechos de los titulares de la información y las obligaciones de los responsables y encargados de su tratamiento, constituyendo así el marco general de la protección de datos personales en Colombia.

Posteriormente, el 27 de junio de 2013, se expidió el Decreto Nacional 1377 de 2013, mediante el cual se reglamenta la citada Ley, con el fin de facilitar su implementación en aspectos relacionados con la autorización del titular de la información, las políticas de tratamiento, las áreas encargadas, el ejercicio de los derechos de los titulares de la información, las transferencias de datos personales y la responsabilidad demostrada frente al tratamiento de datos personales.

5. Definiciones

De conformidad con la legislación vigente en la materia, se establecen las siguientes definiciones, las cuales serán aplicadas e implementadas:

5.1 Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

5.2 Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de tratamiento.

5.3 Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

5.4 Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

5.5 Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

5.6 Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

5.7 Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, como: la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión.

6. Principios específicos para el tratamiento de datos personales.

La Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, aplicará los principios que se describen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales:

a) Principio de Legalidad en Materia de Tratamiento de Datos: El uso, recaudo, recolección y tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen,

b) Principio de Finalidad: El uso, recaudo, recolección y tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular;

c) Principio de Libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

d) Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

e) Principio de Transparencia: El uso, recaudo, recolección y tratamiento de datos personales debe garantizar el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

f) Principio de Acceso y Circulación Restringida: El uso, recaudo, recolección y tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o terceros autorizados.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.

Para estos propósitos la obligación de la SECRETARIA DISTRITAL DE CULTURA, RECREACIÓN Y DEPORTE será de medio.

g) Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h) Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

7. Datos públicos

Son aquellos que no son semiprivados, privados o sensibles. Son considerados datos públicos, entre otros: los datos relativos al estado civil de las personas, la profesión u oficio, la calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

8. Datos sensibles

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.

8.1 Tratamiento de datos sensibles.

Se prohíbe el tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

a) El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;

b) El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;

c) El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular;

d) El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;

e) El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

9. Derechos de los niños, niñas y adolescentes

En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

10. Autorización

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de la SECRETARÍA DISTRITAL DE CULTURA, RECREACIÓN Y DEPORTE, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos.

10.1 Medio y manifestaciones para otorgar la autorización

La autorización puede constar en:

a) Documento físico;

b) Medio electrónico;

c) Mensaje de datos;

d) Internet y sitios web;

e) Cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta ó mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que, de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieran sido capturados y almacenados en la base de datos.

10.2 En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca

La autorización será generada por la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte y será puesta a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.

La Entidad incluirá una nota en todos formatos, formularios y documentos que pondrá en conocimiento a los titulares acerca del tratamiento de sus datos personales, según lo establecido en la Política para el tratamiento de datos personales de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, la cual deberá permitir al titular la manifestación de su autorización.

10.3 Prueba de la Autorización

La SECRETARÍA DISTRITAL DE CULTURA, RECREACIÓN Y DEPORTE, utilizará los mecanismos con los que cuenta actualmente e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y como se obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

10.4 Casos en que no se requiere la autorización

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

b) Datos de naturaleza pública;

c) Casos de urgencia médica o sanitaria;

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;

e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

11. Datos recolectados con anterioridad a la expedición e implementación de la presente política

De conformidad con el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, para los datos recolectados antes de la expedición e implementación de la presente política, la SECRETARIA DISTRITAL DE CULTURA, RECREACIÓN Y DEPORTE, solicitará a los titulares a través de correo electrónico o publicación en la página web, el consentimiento para continuar con el tratamiento de sus datos personales, así mismo pondrá en conocimiento de estos sus políticas de tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos

Ver Anexo No. 2.

Si en el término de treinta (30) días hábiles, contados a partir de la publicación del aviso, el titular no ha contactado a la entidad para solicitar la supresión de sus datos personales, se podrá continuar realizando el tratamiento de sus datos para la finalidad o finalidades indicadas en esta política, sin perjuicio de la facultad que tiene el Titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación de sus datos.

13. Aviso de Privacidad

Es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se comunica al titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Ver Anexo No. 1 Aviso de privacidad.

13.1 Alcance y contenido del Aviso de Privacidad

El aviso de privacidad, como mínimo deberá contener la siguiente información:

a) La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento.

b) El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.

c) Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.

14. Finalidad de la Base de Datos de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte

La Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, como cabeza del sector cultura, recreación y deporte, lidera la garantía de las condiciones para el ejercicio efectivo y progresivo de los derechos culturales deportivos y recreativos de los habitantes de Bogotá D.C, mediante la formulación concertada de políticas, y la ejecución, evaluación y seguimiento a programas sectoriales, poblacionales y locales. Para tal fin almacena, usa, suprime, procesa, compila, intercambia, da tratamiento, actualiza, comparte, transmite, realiza estudios estadísticos y dispone de los datos que han sido suministrados y que se suministren, y que se han incorporado o se incorporen en distintos archivos, bases o bancos de datos, o en repositorios electrónicos de todo tipo con que cuenta la entidad.

En igual sentido, da tratamiento a los datos personales con el objetivo de informar a los titulares acerca de nuestras políticas, planes, programas, proyectos, convocatorias, concursos, eventos y demás contenidos, así como los que realicen las entidades adscritas y vinculada al Sector Cultura, Recreación y Deporte (Instituto Distrital de las Artes — IDARTES, Instituto Distrital de Recreación y Deporte - IDRD, Instituto Distrital de Patrimonio Cultural - IDPC, Orquesta Filarmónica de Bogotá - OFB, Fundación Gilberto Alzate Avendaño - FGAA y Canal Capital).

Así mismo, se realizará tratamiento de datos personales cuando exista una obligación legal o contractual para ello.

La Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, también puede intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado:

a) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia;

b) para cumplir con procesos jurídicos;

c) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia;

d) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones;

e) para proteger nuestras operaciones;

f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros, y g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.

15. Derechos de los Titulares de Datos Personales

Cualquier ciudadano que se encuentre registrado en nuestras bases de datos puede ejercer los siguientes derechos que le confiere la Ley:

a) Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al responsable del tratamiento o encargados del tratamiento.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo IO de la Ley 1581 de 2012.

c) Ser informado por las áreas encargadas del tratamiento de datos personales, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e) Revocar la autorización aquí otorgada, y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.

f) Solicitar en forma gratuita el acceso a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

16. Deberes de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte

Se tendrá presente en todo momento que los datos personales pertenecen al titular y solo él puede decidir sobre los mismos. Por lo tanto, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultada, respetando en todo caso la normatividad vigente en la materia.

Son deberes de la Secretaría de Cultura, Recreación y Deporte:

a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos constitucionales y los establecidos por la Ley 1581 y sus Decretos reglamentarios.

b) Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada.

f) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

g) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo definido en la presente política.

h) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

i) Tramitar las consultas, reclamos y solicitudes formulados en los términos señalados en la ley o en la presente política.

j) Adoptar políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de Ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas, reclamos y solicitudes.

k) Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la solicitud y no haya finalizado el trámite respectivo.

l) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

m) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

17. Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos.

Las peticiones, quejas y reclamos, serán canalizadas a través del correo electrónico o a través de comunicación escrita dirigida a la Oficina de Atención al Ciudadano ubicada en la carrera 8 # 9 — 83. En caso de que la solicitud sea radicada haciendo uso de otro canal o medio, o sea dirigida a otra dependencia, está deberá ser redireccionada a la Oficina de Atención al Ciudadano, quien a su vez la remitirá al responsable del tratamiento de la base donde reposen los datos del titular a fin de que la misma sea resuelta dentro del término previsto.

17.1 Procedimientos para el Ejercicio de los Derechos de los Titulares de la Información.

17-1 -l Procedimiento para solicitar prueba de la autorización otorgada.

La solicitud deberá ser remitida al correo electrónico correspondencia.externa@scrd.gov.co o a través de comunicación escrita dirigida a la Oficina de Atención al Ciudadano ubicada en la carrera 8 # 9 — 83, en el que se deberá indicar por lo menos:

a) Nombre completo del titular de la información, número de identificación, lugar o dirección física o electrónica a la cual se le dará respuesta.

b) Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.

c) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales se busca ejercer algún derecho.

d) Datos o elementos que faciliten la localización de los datos personales

Recibida la solicitud se enviará respuesta al titular de los datos, dentro de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá; en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

17.1.2 Procedimiento para actualizar, rectificar y suprimir información revocar autorizaciones.

Cuando el titular de la información pretenda rectificar, suprimir y/o revocar autorizaciones para el tratamiento de datos personales presentará una solicitud al correo electrónico correspondencia.externa@scrd.gov.co o comunicación escrita dirigida a la Oficina de Atención al Ciudadano de la Secretaría de Cultura, Recreación y Deporte, para que a través de estos canales sea remitida al área o responsable de la base de datos respectiva, de acuerdo con lo siguiente:

• La solicitud debe ser dirigida a la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, con.

a) Nombre, cédula y firma del titular;

b) Lugar de dirección física o electrónica a la cual se dará respuesta;

c) Documentos que acrediten la identidad;

d) Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo;

e) Datos o elementos que faciliten la localización de sus datos personales y

O Documento anexos que quiera hacer valer.

• Si la solicitud resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de ésta para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, si el solicitante no presenta la información requerida, se entenderá que ha desistido de la solicitud.

• En caso de que quien reciba la solicitud no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

• Una vez recibida la solicitud completa, se incluirá en la base de datos con una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la solicitud sea decidida.

• El término máximo para atender la solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Ver documento original de la Política para el tratamiento de datos personales

 

 

ANEXO 1

AVISO DE PRIVACIDAD

 

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 "Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales" y el Decreto 1377 de 2013 "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012", la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, informa que como entidad encargada de liderar la garantía de las condiciones para el ejercicio efectivo y progresivo de los derechos culturales, deportivos y recreativos de los habitantes de Bogotá, mediante la formulación concertada de políticas, y la ejecución, evaluación y seguimiento a programas sectoriales, poblacionales y locales, cuenta con datos personales de contacto (nombre, apellidos, dirección de correo electrónico, ocupación, ciudad, país, entre otros), los cuales han sido obtenidos y/o suministrados por parte de las personas que interactúan con las actividades propias de esta Secretaría.

Estos datos han venido siendo objeto de tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión por parte de la entidad, en cumplimiento de sus funciones y de conformidad con las políticas y lineamientos generales que rigen la materia y con la finalidad de atender de manera adecuada las actividades de comunicación y divulgación de información de toda la actividad cultural que realiza el Sector Cultura, Recreación y Deporte, a través de listas de correo y redes sociales, específicamente en lo relacionado con nuestro bienes y servicios culturales, programas y eventos culturales, noticias de interés con dicha actividad, incluyendo la construcción de indicadores y estadísticas para el seguimiento y control de esta actividad y atendiendo la misión que le es propia a la entidad.

La Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, recolecta, almacena, trata y procesa información que ha sido suministrada por sus titulares a través de sus distintos canales y documentos, la cual es incorporada en sus múltiples bases de datos o repositorios electrónicos de manera directa o a través de terceros, con el fin de utilizarla en el desarrollo de sus objetivos estratégicos principalmente en liderar la garantía de las condiciones para el ejercicio efectivo y progresivo de los derechos culturales, deportivos y recreativos de los habitantes de Bogotá, mediante la formulación concertada de políticas, y la ejecución, evaluación y seguimiento a programas sectoriales, poblacionales y locales.

Por lo anterior, los titulares de la información cuentan con el derecho a solicitar que su información personal sea rectificada, actualizada, modificada y suprimida de las bases de datos que procesa la entidad como responsable y encargado del tratamiento de los datos personales. Derecho que podrán ejercer a través del correo electrónico correspondencia.externa@srcd.gov.co o a través de comunicación escrita dirigida a la Oficina de Atención al Ciudadano de la Secretaría de Cultura, Recreación y Deporte ubicada en la carrera 8 # 9 — 83.

Así mismo, se informa que podrá acceder a la Política de Tratamiento de Datos Personales, donde encontrará el procedimiento de consulta y reclamación a través de culturarecreacionydeporte.gov.co.

Ver documento original del Anexo 1 Aviso de privacidad

 

ANEXO No. 2

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, RECOLECTADOS ANTES DEL 27 DE JUNIO DE 2013 (FECHA DE EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013)

 

Estimados usuarios, proveedores, contratistas, empleados públicos y público en general

La Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, informa que en ejercicio del derecho constitucional que tienen todas las personas de conocer, actualizar y rectificar todo tipo de información de sus datos personales  y que nos la han suministrado antes del 27 de junio de 2013 (fecha de expedición del decreto en mención), con el objeto de recolectarla, almacenarla, tratarla e incorporarla a nuestras bases de datos y repositarios electrónicos, en desarrollo de las funciones propias para la formulación concertada de políticas, y la ejecución, evaluación y seguimiento a programas sectoriales, poblacionales y locales, de forma directa o a través de terceros, que cuentan a partir del envío de esta comunicación con treinta (30) días hábiles para solicitar su supresión, en el evento en que no estén interesados en que la SECRETARÍA, continué almacenando y procesando dicha información. De lo contrario, se considerará que nos autoriza para que los mismos sean utilizados única y exclusivamente para lo señalado en nuestra política de protección de datos personales.

De igual forma y de conformidad con el artículo 8° de la Ley 1581 de 2012 y el numeral 4° del artículo 10° del Decreto 1377 de 2013, los titulares de la información podrán ejercer su derecho de conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales en cualquier momento.

Las comunicaciones para el ejercicio de estos derechos, podrán ser remitidas al correo electrónico correspondencia@scrd.gov.co o a través de comunicación escrita dirigida a la Oficina de Atención a la Ciudadanía de la Secretaría de Cultura, Recreación y Deporte ubicada en la carrera 8 # 9 - 83.

Igualmente, puede revisar los procedimientos, requisitos, plazos y autorización para tales efectos, en nuestras políticas de tratamiento, a través de www.culturarecreacionydeporte.gov.co.

Ver documento original del Anexo 2

 

 



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