CONSIDERACIONES PARA LOS LINEAMIENTOS LEGALES, POLÍTICAS DE ACCESO Y USO DE CONTENIDOS DE LA BIBLIOTECA DIGITAL DE BOGOTÁ

POR: CAROLINA BOTERO

ÍNDICE

1.Mapa de ruta para la digitalización de contenido

2.Mapa de ruta de creación de nuevos contenidos

3.Mapa de ruta sobre la integración de contenidos de otras entidades públicas

4.Mapa de ruta para la construcción de las politicas de acceso y uso a los contenidos de BDB

La estrategia para el desarrollo de colecciones digitales y servicios de la BDB significa alimentar la plataforma con contenidos que provienen de la digitalización de contenidos propios o de otros, de la creación de nuevos contenidos o del desarrollo de proyectos propios o en conjunto con otras instituciones, y de la documentación de contenidos que ya son públicos, pero que se encuentran en plataformas de otras instituciones.

El lineamiento de desarrollo de las colecciones y contenidos será la base para dar inicio al Mapa de Ruta, pues definirá el alcance de la BDB. La propuesta para el análisis y las recomendaciones para la construcción e implementación de las políticas de acceso y uso de contenidos por la BDB se desarrolla pensando en abordar los retos jurídicos de cada uno de los tipos de documentos que alimentarán la BDB. Con los resultados se construirá la política de acceso y uso de contenidos, que será guía de la biblioteca digital.

MAPA DE RUTA PARA LA DIGITALIZACIÓN DE CONTENIDO

Estado del arte

Es necesario establecer la situación actual en Colombia para poder implementar un proyecto de digitalización e identificar el panorama de experiencias similares que se consideran relevantes o referentes en digitalización, a nivel nacional e internacional, por entidades similares, para la conservación y circulación de los documentos de diferentes tipos.

La digitalización de obras y archivos por parte de las bibliotecas supone importantes retos para las legislaciones de propiedad intelectual; éstas cuentan con el apoyo de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC). El tema no está resuelto y, por tanto es fundamental hacer un análisis cuidadoso del marco legal colombiano y de las “buenas prácticas” que existen a nivel nacional e internacional.

Así mismo, se necesita revisar la legislación colombiana para proyectar la cobertura de la BDB y así, establecer los parámetros de digitalización de acuerdo con las normas vigentes, que incluyen:

  • Las características de las obras que están en el dominio público.
  • Identificar a autores y titulares para pedir autorización.
  • identificar y definir las normas sobre obras huérfanas.

Recomendaciones:

  • Definir el marco legal que permite la implementación de un proyecto como el de BDB.
  • Tener en cuenta los aspectos del proyecto que se vinculan con las normas de las bibliotecas, las del gobierno digital y transparencia, y las de derechos de autor.
  • Integrar estas normas en función de los objetivos de la BDB.

Se deben revisar los casos anteriores de colecciones digitales a nivel nacional e internacional, con resultados exitosos o fallidos, poniendo énfasis en los métodos acogidos y si éstos siguen las legislaciones locales.

Recomendaciones:

  • Tener de referencia los proyectos de “bibliotecas digitales” de bibliotecas públicas a nivel nacional e internacional que tuvieron resultados exitosos.
  • Comparar las metodologías de los proyectos similares a la BDB y su desarrollo de “buenas prácticas” en relación con el marco legal.
  • Evaluar el proceso de las “bibliotecas digitales” en la implementación de las normas vigentes sobre los contenidos con derechos de autor o de dominio público y su forma de identificar a los autores/titulares de las obras marcadas como protegidas. De la misma manera, el proceso para obtener la autorización y la inclusión de las obras huérfanas.
  • Hacer un análisis de los riesgos legales que pudieron traer la inclusión de obras huérfanas en los proyectos similares a la BDB y tratar de mitigarlos.
  • Revisar si los marcos legales pudieron limitar el desarrollo del contenido o las colecciones de otros proyectos de “bibliotecas digitales”.

Resultado 1: Documento Guía para la definición del marco legal aplicable a la digitalización en el proyecto BDB. La guía deberá tener como referencia el documento de lineamiento de desarrollo de colecciones y contenidos y las lecciones identificadas de proyectos nacionales e internacionales similares. Ver políticas del repositorio de Biblioteca Digital acá: HTTPS://TINYURL.COM/Y9WMFX6F

PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS

De acuerdo con los problemas identificados entre el alcance de las actividades de digitalización (planteadas en el documento de lineamientos de desarrollo de colecciones y contenidos) y por el marco legal aplicable a la BDB (sobre las buenas prácticas nacionales e internacionales), se puede construir un plan que proponga alternativas para la gestión y mitigación de los riesgos en relación con cada uno de los tipos de contenidos que gestionará la BDB: digitalización, creación y obtención.

Recomendaciones:

  • Identificar las falencias dentro del marco legal colombiano y anticiparse a los riesgos jurídicos, económicos y reputacionales en las actividades de la BDB.
  • Revisar y proponer una metodología que sea posible adoptar en Colombia teniendo como referencia las estrategias implementadas por otros proyectos nacionales o internacionales en casos de posibles reclamaciones legales.
  • Identificar alternativas para mitigar los riesgos jurídicos, económicos y reputacionales.

Resultado 2: Documento Recomendaciones de gestión y mitigación de riesgos de digitalización en la BDB.

ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS JURÍDICOS

Con base en las recomendaciones que surjan de los dos pasos anteriores, los responsables de la BDB deberán decidir cuáles de éstas integrarán a la política de acceso y uso para la digitalización de contenidos gestionados por la BDB y, con base en esos lineamientos, se deberán desarrollar documentos como:

  • Protocolos de digitalización de contenidos.
  • Autorizaciones de autores, coautores, contratistas y titulares para incluir contenidos en la BDB.
  • Los documentos que se deriven del Plan de gestión de riesgos para gestión de obras huérfanas.

Resultado 3: Determinar y elaborar los documentos que se integrarán al proyecto sobre declaración de la situación de los derechos de los contenidos que se van a publicar y lo que los usuarios van a poder hacer o no con ellos. Estos documentos deberán integrarse a la política de acceso y uso de la BDB.

MAPA DE RUTA DE CREACIÓN DE NUEVOS CONTENIDOS

De acuerdo con el documento de lineamiento de desarrollo de colecciones y contenidos, se establece la forma como se integran los derechos de autor a este proyecto. HTTPS://TINYURL.COM/Y9WMFX6F

Estado del arte

Con base en el documento de lineamiento de desarrollo de colecciones y contenidos se establecerá el alcance de la creación de documentos que la BDB abordará. Por ahora se sabe que: habrá colecciones diversas y en múltiples formatos e idiomas que promuevan nuevos intereses y conocimientos más allá de la literatura, que la BDB promoverá la construcción colectiva del sistema y que se promoverá la cooperación interinstitucional.

Sin intenciones de perjudicar los lineamientos propuestos, se sabe que la BDB creará contenidos propios con el apoyo de otras instituciones y promoverá que los usuarios también participen de la construcción de contenidos para la biblioteca digital.

El primer paso de este mapa de ruta consiste en analizar el marco legal colombiano y recoger las experiencias similares a nivel nacional e internacional que se consideren relevantes o referentes para el proyecto de la BDB, por lo que es necesario revisar la legislación colombiana para establecer las posibilidades que abarca el proyecto.

Recomendaciones:

  • Tener definido el marco legal que permite la implementación del proyecto de la BDB y la forma de integrar estas normas en función de los objetivos del proyecto.
  • Ajustar los contratos necesarios de tipo laboral y de contratistas, sumándole los acuerdos que se deban hacer con las instituciones y los usuarios.
  • Tener presente las implicaciones del uso de las licencias Creative Commons que aplican al marco legal colombiano y si estas se pueden implementar en las creación de nuevos contenidos, en el desarrollo de las políticas de acceso y uso de la BDB.

Para cumplir con los objetivos de la BDB, es necesario tener como referencia otros proyectos de bibliotecas digitales, exitosos o fracasados, a nivel internacional en la forma como la creación de contenidos se acopla a las legislaciones locales.

Recomendaciones:

  • Localizar los proyectos de bibliotecas digitales de las bibliotecas publicas a nivel inernacional, que se consideran un buen proyecto . (Ver Bibliotecas digitales internacionales. ¿Qué están haciendo y cómo se está pensando?)
  • Seleccionar las actividades similares de creación de contenidos de los proyectos de referencia.
  • Tener en cuenta las “buenas prácticas” desarrolladas por los proyectos de referencia, sus características y su relación con el marco legal de los derechos de autor.
  • Revisar los procesos de reconocimiento de autoría y gestión de los contenidos para que estén ampliamente disponibles.
  • Tener presente la gestión de derechos de autor o si hay uso de las licencias Creative Commons.

Resultado 4: Documento Guía para la definición del marco legal aplicable a los contenidos nuevos del proyecto BDB. La guía deberá tener como referencia el documento de lineamiento de desarrollo de colecciones y contenidos, y las lecciones identificadas de proyectos internacionales similares.

PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE DERECHO DE AUTOR.

Con base en el alcance definido para el proyecto, en el documento de lineamiento de desarrollo de colecciones y contenidos, se deberá crear un plan de implementación del sistema de licenciamiento de derecho de autor.

Se debe proponer un mecanismo que cumpla con el marco legal y los propósitos del proyecto de la BDB, que contenga los pasos jurídicos para hacer el reconocimiento de la autoría o para que el autor ceda los derechos necesarios para la gestión del contenido.

Recomendaciones:

  • Tener en cuenta los esquemas de licenciamiento abierto vigente en Colombia y sus riesgos jurídicos, económicos y reputacionales.

Resultado 5: Documento Plan de implementación de un sistema de gestión de derecho de autor para la BDB.

ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS JURÍDICOS

Con base en las recomendaciones que surjan sobre la creación de nuevos contenidos, los responsables de la BDB deberán decidir aquellas que integrarán la política de acceso y uso de contenidos gestionados por la BDB y con base en esos lineamientos se deberán desarrollar documentos como:

  • Protocolos para la digitalización de contenidos.
  • Autorizaciones de autores, coautores, contratistas y titulares de derechos para incluir contenidos en la BDB.
  • Formato de disposición de los contenidos digitales a los usuarios.
  • Términos y condiciones de uso.
  • Documentos de explicación y difusión de las políticas de uso (ej. FAQ, tutoriales).

Recomendaciones:

  • Para desarrollar este paso de mejor manera se puede implementar pilotos.

Resultado 6: Documentos listados.

MAPA DE RUTA SOBRE LA INTEGRACIÓN DE CONTENIDOS DE OTRAS ENTIDADES PÚBLICAS.

Estado del arte

Con base en el documento de lineamiento de desarrollo de colecciones y contenidos se establecerá el alcance que tendrá la integración de contenidos de otras entidades públicas en las colecciones de la BDB.

En esta etapa, se deben establecer cuáles contenidos de las entidades aliadas le interesan a la BDB para definir los parámetros que aplicarán a los contenidos ya digitalizados, teniendo en cuenta el esquema de gestión de los derechos de autor en la institución original y si hay posibilidad de integrarlos, de igual forma, en la BDB.

Recomendaciones:

  • Tener como referencia la forma como los usuarios pueden acceder a estos contenidos en la institución original.
  • Revisar los riesgos de los parámetros de los derechos de autor y el cumplimiento de los lineamientos legales de los contenidos obtenidos de otras instituciones.
  • Proponer mecanismos para reconocer la autoría de estos contenidos para que puedan estar ampliamente disponibles.

Resultado 7: Documento Guía para obtener contenidos de otras instituciones públicas. La guía deberá tener como referencia el documento de lineamiento de desarrollo de colecciones y contenidos, y desarrollar los parámetros para su gestión.

ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

Con base en las recomendaciones que surjan, los responsables de la BDB deberán decidir la gestión de contenidos de otras instituciones y la forma de integrarlos a la política de acceso y uso. Se deberán desarrollar documentos como:

  • Protocolos para la obtención de contenidos de otras instituciones.
  • Autorizaciones de autores, coautores, contratistas y titulares de derechos para incluir los contenidos en la BDB.
  • Fo rmato de disposición de los contenidos digitales de otras instituciones.
  • Términos y condiciones de uso.
  • Documentos de explicación y difusión de las políticas (ej. FAQ, tutoriales).

Recomendaciones:

  • Desarrollar pilotos para implementar la obtención de contenidos digitales de otras instituciones.

Resultado 8: Documentos listados.

MAPA DE RUTA PARA LA CONSTRUCCIÓN DE LAS POLÍTICAS DE ACCESO Y USO A LOS CONTENIDOS DE LA BDB.

El documento de lineamiento de desarrollo de colecciones y contenidos en conjunción con las Guías construidas para digitalizar, crear y obtener contenidos en la BDB serán la base para la creación de la política de acceso y uso de contenidos en la BDB.

En las políticas se recogerá:

  • El alcance y objetivo de la BDB.
  • El tipo de contenido que la integrarán.
  • La forma como la BDB integra el marco legal colombiano y la forma como se gestionarán los derechos de autor para los contenidos de la BDB.
  • La forma como los protocolos y procedimientos se incluyen en la BDB.

Además de los que se puede prever en esta fase, es necesario prestar atención a las normas propias de los diferentes formatos de los contenidos que conformarán la BDB (textos, imágenes, audivisuales, etc.) y abrir la posibilidad de que a futuro se puedan integrar colecciones de datos, teniendo en cuenta sus propios retos como los derivados de la minería de datos o datos abiertos.

Debido a que la implementación de los lineamientos está ligada a las herramientas tecnológicas, se deben considerar la integración de estas, su desarrollo y actualización, como por ejemplo el uso de metadatos. Y adoptar los retos que vayan apareciendo en el futuro.

Así mismo, es importante contar con el apoyo jurídico que mantenga el balance y actualice los posibles riesgos al aplicar estos procedimientos a futuro. Se deberán definir los mecanismos de sotenibilidad de posibles acuerdos con universidades y, dada la especificidad de este contenido, será necesario realizar nuevos protocolos internos en la BDB.

Resultado final: Políticas de Acceso y uso de la BDB.