Personería jurídica de los organismos deportivos y/o recreativos del Distrito Capital

El Sistema Distrital del Deporte, fue creado mediante la expedición del Acuerdo 107 de 2003, expedido por el Concejo de Bogotá, haciendo parte del mismo, en el sector privado, las ligas y asociaciones deportivas, los clubes deportivos y clubes promotores, organismos integrantes del Sistema Nacional del Deporte.

Las ligas y asociaciones deportivas Distritales están obligadas a tramitar la obtención de la personería jurídica, para efectos de su vinculación al Sistema Nacional del Deporte. Por otra parte, por regla general los clubes deportivos y promotores sólo deben cumplir los requisitos establecidos en el artículo 6° del Decreto Ley 1228 de 1995. No obstante lo anterior, y conforme a lo señalado en el artículo 24°, inciso 2° ibídem, éstos estarán obligados a obtener personería, para acceder a recursos públicos y en los demás eventos que expresamente determine la ley.

Competencia

El Decreto Presidencial 525 de 1990 [1], delegó en el Alcalde Mayor de Bogotá, el reconocimiento y cancelación de la personería jurídica de las asociaciones sin ánimo de lucro con fines de recreación o deportes que funcionen en su respectiva jurisdicción, estableciendo los requisitos para adelantar tales trámites.

Con la expedición del Decreto Distrital 59 de 1991 [2], el Alcalde Mayor de Bogotá, regula los trámites y actuaciones relacionados con la personería jurídica de las asociaciones a las cuales se refiere el Decreto 525 de 1990, como son a saber, reconocimiento de personería jurídica, aprobación de reformas estatutarias, negación de personería jurídica, suspensión y cancelación de personería jurídica e inscripción de dignatarios.

Mediante el literal c. artículo 20 del Decreto 558 de 2006, expedido por el Alcalde Mayor de Bogotá, se estableció como función de la Subdirección de Regulación y Personas Jurídicas de la Dirección de Regulación y Control, realizar las actividades necesarias para otorgar, suspender o cancelar la personería jurídica a las entidades sin ánimo de lucro con fines recreativos y/o deportivos, hacer la correspondiente inscripción o modificación de dignatarios y llevar el registro y sello de libros.

Posteriormente, con la expedición de la Resolución 163 de 2007 [3], la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte delega en el Director de Regulación y Control, la competencia para proferir los actos administrativos relacionados con el reconocimiento, suspensión y cancelación de las personerías jurídicas de las entidades sin ánimo de lucro con fines deportivos (art. 1). Adicionalmente, delega en el Subdirector de Regulación y Personas Jurídicas la competencia para proferir los actos administrativos relacionados con los trámites de inscripción o modificación de dignatarios, registro y sello de libros y la expedición de Certificaciones de Existencia y Representación Legal (art. 2).

1. Del Reconocimiento  de personería jurídica de las entidades sin ánimo de lucro con fines deportivos y/o recreativos pertenecientes al Sistema Distrital del Deporte.

Inicio del trámite: La solicitud de reconocimiento de personería jurídica, junto con la documentación relacionada, debe presentarse inicialmente en la Secretaría de Educación Distrital, (Dirección de Inspección y Vigilancia) ubicada en la Avenida El Dorado No. 66 – 63, a fin de obtener el CONCEPTO PREVIO FAVORABLE, y ser remitida la documentación por su conducto, a la Subdirección de Regulación y Personas Jurídicas de la Secretaría de Cultura, Recreación y Deporte.

Acreditando el cumplimiento de los siguientes requisitos:

1. Solicitud presentada por el Responsable o Presidente de la entidad deportiva y/o recreativa  en donde se especifique el nombre, domicilio, dirección, teléfono, fax y  correo electrónico de la entidad deportiva y/o recreativa.

2. Copia del acta de asamblea de constitución, en la que aprueben estatutos y elijan miembros de los órganos de administración, control y dos miembros de la comisión disciplinaria. Evidenciando el cumplimiento de los requisitos establecidos en la Resolución 231 de 2011 [4] , expedida por el Instituto Colombiano del Deporte COLDEPORTES.

3. Listado de afiliados del organismo deportivo y/o recreativo, debidamente identificados, precisando si se trata de afiliados deportistas, con las firmas de quienes se asocian.

4. Expreso sometimiento a las normas de la Ley 181 y del Decreto Ley 1228 de 1995 y demás disposiciones que rijan el deporte o modalidad deportiva.

5. Copia del acta de la primera reunión del órgano de administración, en la que se asignan cargos y se designa el tercer miembro de la comisión disciplinaria.

6. Fotocopia del Reconocimiento Deportivo vigente expedido por la entidad competente.

7. Copia de los estatutos de la entidad deportiva, observando los requisitos señalados en la Resolución 231 de 2011 [4], expedida por el Instituto Colombiano del Deporte COLDEPORTES.

8. Fotocopia de las Tarjetas Profesionales de los revisores fiscales.

9. Fotocopia legible del documento de identificación (vigente) de los miembros de los órganos de administración, control y disciplina.

10. Acreditación por parte de los miembros del órgano de administración del cumplimiento de los requisitos de capacitación, conforme a lo previsto en el artículo 25 del Decreto Ley 1228 de 1995 [5], y la reglamentación expedida por el Instituto Colombiano del Deporte – Coldeportes, Resolución 547 de 2010. [6]

Nota: Los estatutos deberán establecer de manera expresa la persona que ostentará la representación legal de la entidad, e incluir disposiciones orientadas a reglamentar los temas de disolución, liquidación y destinación del remanente de los bienes.

Publicación: Una vez se expide la resolución que reconoce, niegue, suspende o cancele personería jurídica, el interesado deberá realizar la publicación del acto administrativo en el Diario Oficial o en un diario de amplia circulación, debiendo acreditar a la SCRD el cumplimiento de tal requisito.

2. De la inscripción de Dignatarios de entidades sin ánimo de lucro con fines deportivos y/o recreativos pertenecientes al Sistema Distrital del Deporte.

Inicio del trámite: para obtener la inscripción de dignatarios, es necesario presentar la solicitud en el formato oficial establecido para el trámite (FR-02-PR-GRC-01) [7], aportando los requisitos señalados a continuación:

1.   Copia de la Convocatoria a reunión de asamblea electiva.

2.   Copia del acta de asamblea en la que se eligieron miembros de los órganos de administración, control y dos (2) miembros de la comisión disciplinaria.

3.   Certificación actualizada expedida por el representante legal, o por el presidente de la respectiva reunión de elección, en la que certifique el número total de afiliados que integran el organismo deportivo y/o recreativo, y el número de afiliados asistentes a la reunión.

4.   Copia del acta de reunión del órgano de administración, en la que se asignan cargos y nombran el tercer miembro de la comisión disciplinaria.

5.   Fotocopia de las tarjetas profesionales de los revisores fiscales.

6.   Fotocopia legible del documento de identificación (vigente) de los miembros de los órganos de administración, control y disciplina.

7.   Acreditación por parte de los miembros del órgano de administración del cumplimiento de los requisitos de capacitación, conforme a lo previsto en el artículo 25 del Decreto Ley 1228 de 1995 y la reglamentación  expedida por el Instituto Colombiano del Deporte – Coldeportes, Resolución 547 de 2010. [6]

En caso de que la solicitud de inscripción de dignatarios sea producto de reunión de órgano de administración, deberá remitirse la siguiente documentación:

1.  Copia del acta de reunión en la que se reemplazan los miembros del órgano de administración o al tercer miembro de la comisión disciplinaria.

2.  Fotocopia legible del documento de identificación (vigente) de los nuevos miembros.

3.  Fotocopia o copia del documento que soporte el cambio efectuado o justifique el hecho: renuncia, inasistencia, etc.

4.  Acreditación por parte de los miembros del órgano de administración del cumplimiento de los requisitos de capacitación, conforme a lo previsto en el artículo 25 del Decreto Ley 1228 de 1995 y la reglamentación expedida por el Instituto Colombiano del Deporte – Coldeportes, Resolución 547 de 2010.

Nota: Si alguno de los requisitos anteriores se hubiera suministrado con anterioridad a la Subdirección de Regulación y Personas Jurídicas de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte y mantiene su vigencia, sin ningún tipo de modificación, no será necesario adjuntar nuevamente dicha documentación, pero se deberá manifestar expresamente tal situación, individualizando el trámite al cual se adjunto el documento requerido.

3. De la aprobación de Reforma Estatutaria.

Inicio del trámite: La solicitud de aprobación de reforma estatutaria, junto con la documentación relacionada con el trámite, debe presentarse inicialmente en la Secretaría de Educación Distrital, (Dirección de Inspección y Vigilancia) ubicada en la Avenida El Dorado No. 66 – 63, a fin de obtener el CONCEPTO PREVIO FAVORABLE, y ser remitida la documentación por su conducto, a la Subdirección de Regulación y Personas Jurídicas de la Secretaría de Cultura, Recreación y Deporte.

Publicación: Una vez se expide la resolución de aprobación de la reforma, el interesado deberá realizar la publicación del acto administrativo en el Diario Oficial o en un diario de amplia circulación, debiendo acreditar a la SCRD el cumplimiento de tal requisito.

4. Actualizaciones

Cuando se produzca una nueva designación de representante legal o de los miembros de los órganos de administración, control y disciplina, o una reforma estatutaria, las entidades sin ánimo de lucro con fines deportivos y/o recreativos domiciliadas en el Distrito Capital, deberán proceder a solicitar su inscripción ante la Subdirección de Regulación y Personas Jurídicas de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte.

5. Certificado de Existencia y Representación Legal.

La solicitud de expedición de certificado de existencia y representación legal, se deberá formular ante la Subdirección de Regulación y Personas Jurídicas, utilizando el formato oficial establecido para el trámite (FR-03-PR-GRC-01) [8].

6. Registro y Sello de Libros Contables y de Actas.

Inicio del trámite: Previo a adelantar el registro de los libros contables ante la Subdirección de Regulación y Personas Jurídicas de la Secretaría de Cultura, Recreación y Deporte, éstos deberán ser registrados en la Oficina de Administración Especial de Impuestos de las Personas Jurídicas de la DIAN.

En el caso de los libros de actas de órgano de dirección (Asamblea) y órgano de administración, la solicitud de su registro se dirige a la Subdirección de Regulación y Personas Jurídicas de la Secretaría de Cultura, Recreación y Deporte.

Para el registro de los libros contables y de actas, se deben observar los siguientes requisitos:

1.   Solicitud debidamente firmada por el representante legal, acompañada de los respectivos libros.

2.   Cada libro debe entregarse rotulado, con indicación de su destinación; sólo pueden registrarse los libros en blanco; cada libro debe llevar una numeración sucesiva y continua; si los libros son de hojas continuas removibles o de tarjeta, cada hoja debe identificarse con una codificación.

Nota: Para proceder al registro de nuevos libros, de conformidad con lo establecido por el artículo 126 del Decreto 2649 de 1993[1], se debe allegar a la Subdirección de Regulación y Personas Jurídicas de la Secretaría de Cultura, Recreación y Deporte los libros anteriores, o un certificado del revisor fiscal, o en su defecto de un contador público en el que consten las razones por las cuales los libros deben ser sustituidos. Si la falta de los libros se debe a pérdida, extravío o destrucción, se debe presentar copia auténtica del denuncio correspondiente o de la Constancia Juramentada.